Tylko 20% twoich działań przynosi wymierne rezultaty

Nie masz się co oszukiwać: nie wszystko, co robisz, jest tak samo istotne. I choć większość ludzi święcie wierzy, że niezbędne są wszystkie rutynowe działania, telefony, spotkania i powtarzalne zadania z codziennej listy, zapewne ani razu nie sprawdzili, w jakim stopniu są w swoich wysiłkach efektywni. 

Tajemnicza proporcja 20/80

Miałabym prawo sądzić, że od XIX wieku, kiedy włoski ekonomista i socjolog, Vilfredo Federigo Pareto, zaobserwował, że krzywa koncentracji statystycznej przechodzi przez punkt 0,2 i 0,8 i dowiódł, że 80% rezultatów pochodzi z 20% zdarzeń, ludzie robią tylko to, co naprawdę ważne.

Ale, jak pokazuje praktyka, Prawo Pareto ma znaczenie jedynie dla ludzi sukcesu. Ludzie sukcesu świadomie zarządzają listą swojej aktywności. Nie mogą i nie chcą pozwalać sobie na stratę czasu, a oszczędności ogromnych zasobów energii przeliczają na wymierne efekty i liczbę zer na kontach.  

Prawo Pareto jest świetnym narzędziem-sitem, dzięki któremu odsiejesz ziarno od plew, skupisz się tylko na tym, co daje wymierne efekty i osiągniesz tym samym optymalną efektywność. Brzmi nieźle? Owszem. Ale jak się do tego zabrać? Prawo Pareto

Pareto siedzi w mojej szafie

Kiedy otwieram szafę, widzę swoje ubrania. Dżinsy, żakiety, kurtki, spódnice, koszule, bluzki, swetry, sukienki, tuniki, szale i szaliki. Najróżniejsze kolory i wzory, fasony ulubione i te ulubione mniej. Styl mało zobowiązujący i bardzo wyrafinowany. Typowo biznesowy, sportowy, elegancki, casual. I – niezależnie od dużego wyboru bluzek, niemal zawsze kilka minut zajmuje mi ustalenie, co dziś mam na siebie włożyć.

Ale kiedy wiosną i jesienią robię dokładny przegląd szafy odkrywam, że w jednych ubraniach chodzę niemal na okrągło, podczas gdy inne miesiącami czekają na swoją kolej. Znajdą się także i takie, które miałam na sobie tylko raz!

Jeśli masz w pracy kontakty z klientem, przeanalizuj wasze rozmowy telefoniczne. Prawdopodobnie niewielka ich liczba przyniosła oczekiwany rezultat przy pierwszym podejściu; reszta to rozmowy bez efektu. A może zajmujesz się firmową statystyką? Łatwo odkryjesz, że niewielka grupa klientów generuje zdecydowaną większość przychodu. A Twoja lista zadań? Ile z nich jest naprawdę ważnych? Jak wiele wykonanych zadań generuje realny zysk? Ile z nich realizuje twoją strategię budowania własnej kariery?

Zastanawiając się nad odpowiedziami pojawia się pytanie – Na czym, w takim razie, polega produktywność? Najprostsza definicja, która przemawia do mnie bardzo obrazowo brzmi:

Produktywność to robienie Właściwych Rzeczy we Właściwy Sposób 

Nic dodać, nic ująć. Gdy się poważnie nad tym zastanowić i przeanalizować efektywność w pracy okaże się, że czas przeznaczamy na wykonywanie kluczowych nielicznych i błahych licznych* czynności. Do wygenerowania większości rezultatów wystarczy zatem niewielka liczba podejmowanych działań. Właściwych Działań. Ale które z całej listy zadań są Te Właściwe? Które generują większość oczekiwanych efektów?

Prawo Pareto

 

Jeżeli wszystkie sprawy są uszeregowane według ich wartości, to 20% działań generuje 80% wartości, zaś pozostałe 20% wartości można uzyskać z 80% działań.

 

Przyznaję, że podobna rozgrywka ma miejsce w mojej szafie. Choćby wszystkie bluzki stroiły się w piórka i każdego ranka krzyczały – Wybierz mnie! wybierz dziś mnie! – bliższe badanie prowadzi do jednego wniosku: na okrągło chodzę w ok. 20% bluzek, dżinsów, spódniczek i żakietów. 

Idąc dalej; jeśli spędziłaś na spotkaniach wiele godzin, to tylko 20% z tego czasu było efektywne i prowadziło do konstruktywnych rozwiązań. Jeśli przeprowadziłaś w tym tygodniu 20 telefonicznych rozmów, to średnio 4 z nich zakończyło się oczekiwanym sukcesem. Jeśli na liście zadań miałaś 100 spraw, to tylko poprzez 20 z nich zrealizowałaś strategiczne cele firmy. Reszta to błahe, liczne i niemal całkowicie bezproduktywne.

Jak w chaosie dnia znaleźć Właściwe Rzeczy?

Aby nie popaść w paranoję, nie przywiązuj się tak bardzo do rozkładu 20/80. Czasem proporcje te wynoszą 25/75, czasem 30/70. Zwykle jednak większość naprawdę pożądanych i twórczych rezultatów pochodzi z niewielu zadań. 

Te 20% zadań, spotkań, ubrań czy rozmów – to Właściwe Rzeczy. Jeszcze mi nie wierzysz? Poświęć trochę czasu i sprawdź w oparciu o powtarzalne doświadczenia ze swojego życia i otoczenia:

  • 20% czasu trwania spotkania przyniosło 80% zakładanych rezultatów – ale można to stwierdzić ale dopiero po spotkaniu.
  • 20% rzeczy, które posiadasz używasz przez 80% czasu – ale nie sposób tego zbadać nie posiadając nic.
  • 20% procent pracowników działu sprzedaży realizuje 80% sprzedaży – ale konkretne osoby znajdziesz po przeanalizowaniu wyników sprzedaży.

O ile w przypadku niepowtarzalnych czynności praktycznie nie masz możliwości stosowania Zasady 20/80, o tyle w przypadku tych powtarzalnych możesz ją z powodzeniem stosować. Wystarczy, że przeanalizujesz swoją listę zadań i codzienne nawyki, żeby zminimalizować nieefektywność w wielu dziedzinach zycia.

4 kroki i wprowadzisz w Zasadę 20/80 w swoje życie

1. Wyznacz własne kryterium

Jeżeli chcesz zastosować Prawo Pareto, to bez ustalenia konkretnego kryterium będzie Ci trudno. Powiedzmy, że podejdziesz do tematu bardzo ogólnie i chcesz „odnaleźć 20% czasu pracy, w którym osiągasz 80% rezultatów”. Powodzenia…! Zamiast takiego poziomu ogólności określ kryteria “rezultatów”. Niech to będzie wzrost efektywności i wydajności pracy.

2. Podziel kryterium na mniejsze obszary

Gdy określisz już główny cel, wyodrębnij bardziej szczegółowe obszary, którym się przyjrzysz w poszukiwaniu Właściwych Działań.

Przyjmijmy, że szczegółowymi obszarami jest pełne skupienie uwagi na zadaniach priorytetowych poprzez eliminację pożeraczy czasu i rozpraszaczy.

3. Poszukaj powtarzalnych czynności w wybranym obszarze

Skup się teraz na analizie organizacji dnia pracy. Ponieważ szukasz optymalnej wydajności, przypomnij sobie dni, które zakończyłaś z poczuciem realizacji wszystkiego, co miałaś zaplanowane i poświęcałaś uwagę temu, co najważniejsze. Co więcej; popracowałaś nad projektem, który od dawna chodził ci po głowie, a który odkładałaś „bo wciąż jesteś w niedoczasie..”.

Czy byłaś w ten dzień skupiona, czy uległaś zewnętrznym rozproszeniom? Realizowałaś swoje priorytety, czy chętnie rozmawiałaś o priorytetach innych? Największe problemy rozwiązałaś na początku dnia, czy zostawiłaś je na sam koniec? Potrafiłaś się wyłączyć czy rozpraszali Cię koledzy? A które zachowania i nawyki prowadziły do marnowania czasu? Rozmowy telefoniczne? Spotkania zespołu? Korespondencja mailowa? Robocze rozmowy o nowym projekcie? Wypisz i przeanalizuj swoje zachowania.

Ważne: Nie skupiaj się na tym, CO zrobiłaś, tylko JAK to robiłaś.

Zastanów się, które rozmowy w największym stopniu przyczyniły się do osiągnięcia celu. Z kim je prowadziłaś? Czy miałaś plan rozmowy? Trzymałaś się tematu? Konsekwentnie dążyłaś do zamierzonego celu? Co było charakterystycznego w twojej postawie? Byłaś skoncentrowana? Asertywna? Wyrażałaś się precyzyjnie i dopytałaś o niezrozumiałe szczegóły? Na grzecznościową rozmowę o przysłowiowej pogodzie pozwoliłaś sobie dopiero po załatwieniu kluczowej sprawy?

Moja podpowiedź 

Z mojego doświadczenia podczas szkoleń z Zarządzania Czasem i Organizacją Czasu Pracy wynika, że uczestnicy zastanawiają się i wymyślają, jakie działania prowadzą do wzrostu efektywności. Ale to konkretne ćwiczenie polega na analizie doświadczeń i uświadomieniu sobie własnych powtarzalnych działań. Musisz się im przyjrzeć, by jedne powielać jak najczęściej, inne stopniowo wykreślać z listy zachowań.

Prawo Pareto

4. Korzystaj z Zasady 20/80

Nie wszyscy są wydajni w równym stopniu, ale od czego jest modelowanie? Przyglądaj się, jak pracują prawdziwi wyjadacze. Jak organizują czas, czy są asertywni, jakie zadania absorbują ich najbardziej, w jaki sposób zachowują samodyscyplinę, czy pozwalają i komu pozwalają przeszkadzać sobie w pracy, jak reagują na rozpraszacze.

Na podstawie obserwacji powtarzalnych zachowań ( swoich i innych ) wyodrębnij te 20% skutecznych zachowań, które najprostszą drogą zaprowadzą Cię do sukcesu w organizacji czasu i wzrostu efektywności.

Przestałam spieszyć się rano!

Laura Vanderkam w krótkiej książeczce „Co ludzie sukcesu robią przed śniadaniem” podpowiada, że pierwszy poranny sukces rodzi apetyt na więcej. Czemu więc nie wyeliminować porannych pożeraczy czasu, unikać pośpiechu i stresu i z uporządkowanym planem dnia wkroczyć do królestwa efektywnego działania, jakim staje się Twoje biurko? 

Dlatego i ja, żądna sukcesu, wypracowałam plan na początek dnia. Zdefiniowanie porannych problemów z pośpiechem jest stosunkowo łatwe, bo poranne czynności są jak najbardziej powtarzalne. Przyjrzałam się wszystkim zachowaniom i rzeczom, które działy się rano i podkreśliłam te, które okazały się całkowicie nieefektywne. Potem już tylko burza mózgu; co sprawia, że poranek przebiega spokojnie i bez stresu?

Przyjrzyj się liście swoich porannych zachowań. Które z nich przynajmniej raz w życiu pozwoliły ci zachować spokój i zredukowały poranny pośpiech do minimum?

Zestawy ubrań do pracy na cały tydzień przygotowałam w niedzielny wieczór, raz nastawiłam budzik 15 minut przed planem i nie dobijałam się w kolejce do łazienki, kanapki dla dzieci zrobiłam poprzedniego wieczora (choć teściowa utrzymuje, że powinnam je robić rano, bo świeże” , a te wieczorne to nie są już „świeże”? ), wieczorem także wybrałam z córką kolor spodenek do przedszkola, tornister czeka obok drzwi w przedpokoju, dzieciaki same nalewają sobie mleko do płatków, podczas śniadania wspólnie opowiadaliśmy sobie, jak fajnie będzie w weekend, więc upłynęło bez niepotrzebnych stresów. I zawsze wiem, gdzie leżą zapasowe rajstopy!

Na zakończenie chwila refleksji

Nie jest ważne, czy chcesz podnieść skuteczność w pracy w korporacji, urzędzie, we własnej firmie czy w życiu osobistym.

Podglądaj najlepszych i tak, jak oni, eliminuj ze swego życia to wszystko, co nie przynosi korzyści. 

_______________________________

*Joseph Juran, Quality Control Handbook, 1951


Co jeszcze możesz zrobić?
Komentarze, jak zwykle, do Twojej dyspozycji.
Możesz także udostępnić wpis czy infografikę w SM, za co z góry dziękuję!

A jeśli jeszcze nie zasubskrybowałaś Newslettera z Pasją, a wpisy na blogu są dla Ciebie interesujące, zapisz się na listę subskrybentek » tutaj.


Dodaj komentarz