3 pytania, które pomogą Ci wybrać to, co najważniejsze

Podczas szkoleń z Zarządzania Czasem najczęściej pytacie, jak wybierać priorytety spośród całej długiej listy zadań do zrobienia, z których część jest na wczoraj, a część dopiero w środku dnia szef rzuca na zawalone sprawami biurko.

Jeśli wiele z nas jest do tego mało asertywnymi perfekcjonistkami, gotowymi udowadniać światu, ile kobieta może wziąć na swoje barki, trudno się dziwić, że coraz wcześniej potrzebujemy sięgać po kremy przeciwzmarszczkowe.

Pozwólcie, że przytoczę zasłyszaną niegdyś historię

Dawno, dawno temu, podczas Bardzo Ważnego Szkolenia jeden z Uczniów zwrócił się do Mistrza – Mistrzu, mam wokół siebie mnóstwo elektronicznych urządzeń, kalendarzy, przypominaczy, aplikacji, organizerów, jeżdżę coraz szybszymi samochodami, w mgnieniu oka mogę nawiązać kontakt z niemal każdą osobą na ziemi, i zamiast rozkoszować się wolnymi chwilami tylko dla siebie, wciąż gnam z prądem umykających dni i cierpię na notoryczny brak czasu. Co mam zrobić, żeby odzyskać tracone każdego dnia godziny?

Cała grupa wstrzymała oddech, w oczekiwaniu na odpowiedź Mistrza. Każdy miał wielką nadzieję na odkrycie tajemnicy, która odczaruje zabieganą rzeczywistość i sprawi,  że wreszcie znajdą czas na wszystkie ważne sprawy.

Tymczasem Mistrz postawił na stole duży słój, a obok kilka dużych kamieni i ostrożnie zaczął nimi napełniać słój. Gdy wypełnił go po same brzegi, zapytał grupę – Czy ten słój jest pełny?

Cała grupa zgodnie odpowiedziała – Tak! – Naprawdę? – zapytał Mistrz i wyciągnął woreczek ze żwirem. Zaczął go wsypywać do słoja. Żwir wypełniał luki pomiędzy kamieniami. Wtedy zapytał jeszcze raz – Czy ten słój jest pełny?

– Chyba nie – ostrożnie zaczął jeden ze śmielszych uczestników szkolenia. – Świetnie! – odparł Mistrz i wyciągnął drugi woreczek, tym razem z piaskiem, i zaczął wsypywać go do słoika. Piasek wypełniał przestrzeń pomiędzy kamieniami i żwirem. Mistrz znów zapytał – Czy słój jest pełny?

Uczestnicy spojrzeli po sobie i każdy z nich bąknął pod nosem – Nie! 

– Zgadza się – powiedział Mistrz i zaczął wlewać do słoja wodę z butelki. – Jakie są wnioski z takiej demonstracji? – zapytał. – Czy gdybym najpierw wsypał piasek mógłbym włożyć tyle kamieni?  

– Oczywiście, że nie! – co do tego byliśmy zgodni.

Mistrz rzekł więc do nas – Kamienie, które umieszczałem w słoju, to są wasze priorytety. Tylko dlatego mogłem w nim zmieścić jeszcze żwir, piasek i wodę. I tylko wy decydujecie, które sprawy są dla was najważniejsze. Wy także musicie najpierw znaleźć swoje kamienie, bo inaczej nie uda się wam umieścić ich w słoju. Nie zajmujcie się rzeczami, które nie mają tak naprawdę żadnego znaczenia, nie zwracajcie uwagi na żwir, piasek czy wodę, gdyż nie starczy wam czasu na rzeczy wielkie i istotne.

Prezentacja Mistrza nie trwała dłużej niż 10 minut. Każdy z Uczniów zamyślił się na kolejne 10 minut. I każdy zadawał sobie pytanie – A czy ja znam swoje kamienie? Czy ja kiedykolwiek zadawałem sobie to ważne pytanie?

Jeśli uważnie przeczytałaś opowieść Mistrza, analogią kamieni są najważniejsze zadania do zrobienia w ciągu dnia ( tygodnia, miesiąca czy roku ). Jeśli nie zaplanujesz i w pierwszej kolejności nie wykonasz zadań priorytetowych, dzień wypełnią ci mniej ważne czynności a to, co najważniejsze znów odłożysz na później.

A co byś powiedziała na sugestię, by listę wszystkich priorytetowych zadań na dzisiejszy dzień zmieścić na żółtej karteczce o wymiarach 7,5 x 7,5 cm? Zwłaszcza gdy wiesz, które 20% twoich ( powtarzalnych ) działań aż w 80% zbliża cię do realizacji zamierzeń? ( pisałam o tym » tutaj

Dziś najważniejsza jest Analiza ABC

Wybierz to, co najważniejsze; zrób Analizę ABC. To nic trudnego. Spisz na kartce wszystkie swoje zadania i precyzyjnie je uszereguj. Każdemu przypisz jedną z liter: A, B lub C. Litery określą przynależność zadania do jednej z trzech grup, zależnie od jego znaczenia w osiągnięciu celu.

  • Najważniejsze zadania – A  („decydująca mniejszość”) – stanowią około 15% wszystkich zadań i czynności w pracy. Stanowią o 65% naszej efektywności i jest to ich prawdziwa waga.
  • Przeciętnie ważne zadania – B („mniej niż połowa”) – to około 20% ich ogólnej liczby. Ich waga to średnio  również 20%.
  • Zadania mniej ważne lub nieważne – C (czyli „błaha większość”) stanowią 65% całej listy zadań, i zaledwie w 15% przyczyniają się do osiągania wyznaczonych celów.

3 + 3 pytania

Jeśli “decydująca mniejszość” tego, czemu poświęcasz czas jest najważniejsza, i jednocześnie masz wrażenie, że każda pozycja na twej liście jest tak samo ważna i nie potrafisz z niczego zrezygnować, w jaki sposób nauczysz się nadawać priorytet A najważniejszym zadaniom? Odpowiedź na te 3 pytania ułatwi Ci wybór:

  1. Które zadanie z całej listy przyniesie mi największą korzyść, zbliży mnie najbardziej do realizacji mojego głównego celu (celu roku, miesiąca, tygodnia, dnia)?
  2. Czy przez wykonanie tego jednego zadania załatwię przy okazji więcej spraw? 
  3. Które zadanie, w przypadku odłożenia go, przyniesie negatywny skutek (gniew, naganę, zakłócenie, frustrację, niedosyt)?

Aby upewnić się, że prawidłowo wybrałaś, zastanów się nad 3 zagadnieniami:

  1. Czego się ode mnie wymaga? – są pewne rzeczy które musisz zrobić, ale warto się zastanowić czy to coś faktycznie musi być zrobione, czy musi być zrobione przez Ciebie lub czy musi być zrobione właśnie dziś.
  2. Co przynosi mi najwięcej korzyści? – spośród wszystkich powtarzalnych czynności, które masz na liście, wybierz te, które są najbardziej efektywne (posłuż się Zasadą 20/80)
  3. Co jest dla mnie najbardziej satysfakcjonujące? – oprócz zysku liczy się także pasja i zadowolenie, więc warto zastanowić się nad działaniami, które to zapewniają. 

Sporo energii zmarnowałam na radośnie nieefektywną twórczość, zanim opanowałam strategie efektywnego zarządzania czasem i organizacją pracy. Dziś zachowuję niemal modelową równowagę między życiem zawodowym i rodzinnym, co pozwala mi realizować pasje bez poczucia, że powinnam być w tym czasie w innym miejscu i robić zupełnie inne rzeczy, jak się to zdarza zbyt wielu kobietom (  na ten temat » Główny Grzech Kobiet ). 

Jak do tego doszłam? Dziś mamy fazę na liczbę 3, więc podzielę się moimi 3 krokami:

  1. Kilka kwadransów poświęciłam, by zastanowić się nad celami do których dążę. Im bardziej szczegółowo opiszesz swoje cele, tym mniej problemów będzie ci sprawiać długa lista zadań ( pisałam o celach w » Zaczynaj z wizją końca ). Śmiałe postawienie celów jest pierwszym krokiem do odpowiedzi na pytania o priorytety. Na tej podstawie z łatwością odrzucisz wszystko to, co nie jest efektywne z punktu widzenia celów. Przeglądaj swoje zapiski, by nie stracić z oczu tego, co najważniejsze.
  2. Zaczęłam od uporządkowania biura lub miejsca pracy. Wyznaczyłam sobie na to czas, posegregowałam co się da i wyrzuciłam lub odłożyłam wszystko, czego nie dało się sklasyfikować. To zadanie wykonałam od początku do końca, nie przerywając pod żadnym pozorem. Zaplanowałam takie porządki nie rzadziej niż co 2-3 dni. Wiele osób deklaruje, że praca w chaosie i bałaganie zupełnie im nie przeszkadza, i jednocześnie przyznają, że tracą sporo czasu na szukanie dokumentów, pism, analiz czy notatek.
  3. Wyznaczyłam 1 godzinę na zaplanowanie priorytetów miesiąca, z kalendarzem i listą obowiązków. Określiłam czas potrzebny na ich wykonanie i zapisałam na plannerze. Używam do tego szablon Tygodniowego planu zarządzania sobą w czasie z pozycji II ćwiartki opisany przez Stephena Covey’a w 7 nawykach skutecznego działania ( Wydawnictwo REBIS 2003).

I zawsze pamiętam o definicji priorytetu, w którą wierzę najbardziej:

Priorytet to taka czynność/zadanie/działanie, której pod żadnym pozorem nie możesz przerwać, zanim go nie zakończysz.

 

Ola jest żoną, matką, analitykiem. Priorytety na nadchodzący tydzień zapisała w Planie Tygodnia

jak wybrać priorytety

 

Określiłaś swoje priorytety? Kolejne 3 kroki sprawią, że osiągniesz swoje cele. Jakie to kroki? Wkrótce przeczytasz » tutaj

 

Najbliższe szkolenie (Bezkompromisowe) Zarządzanie Sobą w Czasie i Organizacja Czasu Pracy odbędzie się już niebawem w Warszawie. Chcesz poznać szczegóły i wziąć udział, kliknij » tutaj


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

seventeen − 3 =